Le monde du travail actuel, principalement en raison de la pandémie de coronavirus, pose des défis majeurs à tous les employeurs. La manière de travailler a changé. Les employés et les cadres exigent davantage de flexibilité, de dynamisme et d'indépendance pour leurs emplois et leurs méthodes de travail. Un autre aspect est l'attractivité de la ville de Mayence en tant qu'employeur. Afin de rester à égalité avec les autres employeurs de la région Rhin-Main, il est nécessaire de mettre en œuvre des idées innovantes. En tant qu'employeur moderne, il est important de relever ces défis et de développer des solutions.

Trois domaines d'action ont été définis à cet effet :

1. Flexibilisation du temps de travail et du lieu de travail
2. Questions d'espace
3. Technique

Dans le cadre de la loi sur l'accès en ligne (OZG), tous les services administratifs doivent être mis à disposition en ligne dans toute la ville. Il s'agit d'une obligation. Les objectifs suivants sont poursuivis : 

• Accès électronique sécurisé à l'administration
• Accès sans rupture de média et sans barrière aux offres en ligne
• Compte utilisateur unique avec possibilité d'identification
• Processus de travail numériques sans rupture de média dans l'administration

Il s'agit d'une utilisation intuitive et d'une offre administrative présentée dans un langage simple.

Les barcamps sont une méthode d'animation pour les grands groupes et conviennent à environ 30 à 300 personnes. Les participants, leurs thèmes, leurs questions et leurs contributions sont au centre de l'événement. Les participants déterminent ensemble les thèmes qui seront abordés. Selon le barcamp, il existe un thème principal autour duquel les participants se réunissent. La méthode Barcamp comprend toujours les étapes suivantes : préparation, ouverture, phase de session, tour de table final et suivi. 

L'idée du projet « Barcamp mainzDIGITAL » est d'organiser une fois par an un format participatif pour les employés de l'administration municipale de Mayence. Le Barcamp est plus rapide, plus agile et plus efficace que la conférence « classique » et laisse beaucoup de place aux idées et aux impulsions des employés. Tout le monde peut participer : tous les participants ont la possibilité d'apporter des thèmes, des conférences, des formations et des idées d'ateliers afin de concevoir leurs propres sessions. 

Le 6 avril 2022, le conseil municipal a adopté les « lignes directrices pour la participation citoyenne à Mayence ». Celles-ci prévoient la mise en place d'une plateforme participative en ligne permettant aux habitants de Mayence de s'informer de manière actualisée, transparente, précoce et accessible sur les projets et les processus de participation citoyenne, et d'y participer. 

La gouvernance des données désigne la gestion globale des données utilisées dans une entreprise ou une organisation. Elle comprend des directives et des procédures visant à garantir la qualité, la protection et la sécurité des données et assure le respect des exigences légales. Cette approche doit être appliquée de manière globale et constitue une base permettant d'utiliser les données de manière ciblée à l'échelle de l'organisation et, sur cette base, de mettre à disposition des données ouvertes et des bases de contrôle internes. 

La collaboration interdisciplinaire nécessite un outil permettant le traitement commun de documents et une communication rapide et simple. Les outils de collaboration servent à faciliter la communication et la coopération au sein des équipes. Ils simplifient la gestion de projet, permettent un classement clair des documents et offrent aux membres de l'équipe une plateforme pour un échange d'informations intense. Afin de permettre une collaboration simple et efficace au sein de l'administration municipale et du groupe Stadt Mainz, un outil de collaboration doit être utilisé de manière globale. 

« La municipalité de Mayence pilote la conception d’une application unique intitulée « Für_alle_Mainzer:innen ». Cette application permettra de présenter la diversité des situations et des cadres de vie au sein d’une seule et même application. Cette application constitue un soutien pour la société et, à mesure de son développement, elle sera en mesure d’assumer de plus en plus de tâches et de répondre à davantage de questions. Grâce à une approche participative impliquant les groupes d’intérêt les plus divers, l’éventail des fonctionnalités de cette application doit s’élargir et offrir ainsi une valeur ajoutée. »

L’expérience d’autres villes montre que les applications regroupant tous les services en même temps sont très rares et impliquent un effort logistique important en matière de gestion des données. De plus, le développement d’une telle application est très coûteux et son utilisation par les citoyen·ne·s n’est que de courte durée. Une étude sur les pratiques d’autres communes a révélé que la plupart d’entre elles concentrent le développement de leurs applications sur les domaines suivants :

• Services aux citoyens / Mairie en ligne
• Mobilité en tant que service
• Culture / Gastronomie / Événements / Tourisme 

Pour les domaines « Mobilité en tant que service » et « Culture / Gastronomie / Événements / Tourisme », plusieurs applications sont déjà disponibles à Mayence. Parmi celles-ci figurent de nombreuses offres de mobilité proposées par la Mainzer Stadtwerke AG :

• Mainzer Mobilität
• MainzRider
• MeinRad (vélos en libre-service)
• book-n-drive (autopartage)
• EMMA²

Ou encore les attractions touristiques proposées par mainzplus CITYMARKETING ou la mairie de Mayence, telles que :

• L'application SchUM
• Application « Mainz »

Un espace créatif multifonctionnel (ou encore : espace d'idées, salle d'ateliers, laboratoire d'innovation, Creative Space, etc.) favorise, grâce à un cadre sur mesure et à la mise à disposition des espaces et des outils nécessaires, l'émergence d'idées et de réflexions créatives, afin de trouver des solutions aussi novatrices et efficaces que possible aux problèmes existants. Les espaces créatifs favorisent la collaboration, s’inscrivent dans une culture du « New Work » et, associés à des méthodes de réunion adaptées, offrent un terreau idéal pour l’innovation. Dans le cadre du projet « Lieu de travail du futur », ce concept doit d’abord être mis en œuvre et testé au Stadthaus de Große Bleiche, puis déployé de manière globale dans la nouvelle mairie. 

Les possibilités d'utilisation de l'automatisation robotisée des processus (RPA) dans l'administration publique sont multiples. L'utilisation de la RPA permet notamment d'automatiser les demandes standard. Les citoyens obtiennent ainsi une réponse rapide à leurs questions d'ordre général. Pour l'administration, cela réduit le nombre de tâches administratives classiques, ce qui permet de se concentrer sur des sujets plus importants. À long terme, cette technologie s'imposera dans l'administration publique. L'idée du projet vise à simplifier les processus administratifs de Mayence grâce à la RPA. Exemples envisageables : traitement numérique du règlement sur le détournement de fonds, demande de passeport.