Handlungsfeld Digitale Verwaltung

Die derzeitige Arbeitswelt, vor allem ausgelöst durch die Corona-Pandemie, stellt alle Arbeitgeber vor große Herausforderungen. Die Art zu arbeiten hat sich verändert. Die Mitarbeitenden und Führungskräfte fordern für ihre Arbeitsplätze und Arbeitsweisen mehr Flexibilität, Dynamik und Unabhängigkeit. Ein weiterer Aspekt ist die Attraktivität der Stadt Mainz als Arbeitgeberin. Um als Arbeitgeberin im Rhein-Main-Gebiet auf Augenhöhe mit den anderen Arbeitgebern zu bleiben, sind innovative Ideen umzusetzen. Diese Herausforderungen gilt es als moderne Arbeitergeberin aufzunehmen und Lösungen zu entwickeln.

Dabei wurden drei Handlungsfelder festgelegt:

1. Flexibilisierung der Arbeitszeit und des Arbeitsortes
2. Raumangelegenheiten
3. Technik

Im Rahmen des Onlinezugangsgesetzes (OZG) müssen stadtweit alle Verwaltungsdienstleistungen online zur Verfügung gestellt werden. Es handelt sich hierbei um eine Pflichtaufgabe. Dabei werden folgende Ziele verfolgt: 

• Sicherer elektronischer Zugang zur Behörde
• Medienbruch- und barrierefreier Zugang zu Onlineangeboten
• Einheitliches Nutzerkonto mit Identifikationsmöglichkeit
• Medienbruchfreie digitale Arbeitsprozesse in der Verwaltung

Es handelt sich hierbei um eine intuitiv gestaltete Bedienung und in einfacher Sprache dargestelltes Verwaltungsangebot.

Barcamps sind eine Moderationsmethode für Großgruppen und eignen sich für etwa 30 bis 300 Personen. Dabei stehen ausschließlich die Teilnehmenden mit ihren Themen, Fragen und Beiträgen im Mittelpunkt der Veranstaltung. Welche Themen genau besprochen werden, legen die Teilnehmenden gemeinsam fest. Dabei gibt es je nach Barcamp ein Oberthema, zu dem sich die Teilnehmenden treffen. Die Barcamp Methode umfasst immer die folgenden Schritte: Vorbereitung, Eröffnung, Sessionphase, Abschlussrunde und Nachbereitung. 

Die Projektidee „Barcamp mainzDIGITAL“ verfolgt das Ziel, einmal jährlich ein partizipatives Format für Mitarbeitende der Stadtverwaltung Mainz durchzuführen. Das Barcamp ist schneller, agiler und ergebnisreicher als die „klassische“ Konferenz und lässt viel Spielraum für eigene Ideen und Impulse der Mitarbeitenden. Alle können mitmachen: Alle Teilnehmenden haben die Möglichkeit, Themen, Vorträge, Schulungen und Workshop-Ideen mitzubringen, um eigene Sessions zu gestalten. 

Am 6. April 2022 wurden vom Stadtrat die „Leitlinien für Bürgerbeteiligung in Mainz“ verabschiedet. Diese sehen die Implementierung einer Online-Beteiligungsplattform vor, über welche sich die Mainzer Einwohner:innen aktuell, transparent, frühzeitig und barrierefrei über Vorhaben und Bürgerbeteiligungsprozesse informieren und an diesen beteiligen können. 

Data Governance steht für ganzheitliches Management von Daten, die in einem Unternehmen oder einer Organisation verwendet werden. Es beinhaltet Richtlinien und Vorgehensweisen, um die Qualität, den Schutz und die Sicherheit der Daten zu gewährleisten und sorgt für die Einhaltung rechtlicher Vorgaben. Dieser Ansatz soll ganzheitlich verfolgt werden und stellt eine Grundlage dar, um Daten organisationsübergreifend zielgerichtet einsetzen zu können und darauf aufbauend Open Data und interne Steuerungsgrundlagen zur Verfügung stellen zu können. 

Bei der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit wird ein Tool für die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten sowie zur schnellen und einfachen Kommunikation benötigt. Kollaborationstools dienen als Werkzeuge für die Kommunikation und die Zusammenarbeit in Teams. Sie erleichtern das Projektmanagement, ermöglichen eine übersichtliche Dokumentenablage und geben Teammitgliedern eine Plattform für den regen Informationsaustausch. Um auch eine einfache und effiziente Zusammenarbeit innerhalb der Stadtverwaltung sowie innerhalb des Konzern Stadt Mainz zu ermöglichen, soll hier ein Kollaborationstool ganzheitlich zum Einsatz kommen. 

"Die Stadtverwaltung Mainz steuert die Konzeptionierung einer einheitlichen App „Für_alle_Mainzer:innen“. Mit dieser App werden die vielfältigen Lebenslagen und Lebensräume in einer einheitlichen App dargestellt. Die App ist dabei Unterstützung für die Gesellschaft und sie wird mit zunehmender Entwicklung immer mehr Aufgaben erfüllen und Fragen beantworten können. Partizipativ unter Einbindung von unterschiedlichsten Interessengruppen soll der Funktionsumfang dieser Anwendung wachsen und so einen Mehrwert bieten."

Erfahrungswerte aus anderen Städten zeigen, dass Apps, die alle Services oder Dienstleistungen gleichzeitig beinhalten sehr selten und mit einem hohen logistischen Aufwand hinsichtlich der Datenpflege verbunden sind. Darüber hinaus ist die Entwicklung einer solchen App sehr kostenintensiv und die Nutzung der Bürger:innen nur von kurzer Dauer. Die Durchführung einer Recherche hinsichtlich der Handhabung anderer Kommunen hat ergeben, dass die meisten sich bei der Entwicklung von Apps auf die folgenden Themenkomplexe konzentrieren:

• Bürgerservices / Rathaus online
• Mobility as a Service
• Kultur / Gastronomie / Veranstaltungen / Tourismus 

Für die Themenkomplexe „Mobility as a Service“ und „Kultur / Gastronomie / Veranstaltungen / Tourismus“ stehen für Mainz bereits einige Apps zur Verfügung. Darunter zahlreiche Mobilitätsangebote der Mainzer Stadtwerke AG:

• Mainzer Mobilität
• MainzRider
• MeinRad Bikesharing
• book-n-drive Carsharing
• EMMA²

Oder auch touristische Attraktionen von mainzplus CITYMARKETING oder der Stadtverwaltung Mainz, wie zum Beispiel:

• SchUM-App
• Mainz-App

Ein multifunktionaler Kreativraum (oder auch: Ideenraum, Workshopraum, Innovation-Lab, Creative Space, uvm.) fördert durch passgenaue Rahmenbedingungen und die Bereitstellung von notwendigen Flächen und Werkzeugen die Anregung von Ideen und kreativen Gedanken, um so möglichst neue und erfolgreiche Lösungsansätze für bestehende Probleme zu finden. Kreativräume dienen der Kollaboration, sind Teil einer New-Work-Kultur und bieten in Kombination mit den richtigen Meetingmethoden den optimalen Nährboden für Innovation. Im Rahmen des Projektes „Arbeitsplatz der Zukunft“ soll dies bereits im Stadthaus Große Bleiche umgesetzt, erprobt und dann ganzheitlich im neuen Rathaus umgesetzt werden. 

Die Möglichkeiten zum Einsatz von Robotic Process Automation (RPA) in der öffentlichen Verwaltung sind vielfältig. Vor allem Standardanliegen können durch den RPA-Einsatz automatisiert werden. Bürger:innen erhalten hierdurch auf generelle Fragen in einem kurzen Zeitraum eine Rückmeldung. Für die Verwaltung sinkt zu-gleich das Vorkommen von klassischen Sachbearbeitungen, sodass der Fokus auf relevantere Themen gelegt werden kann. Vor allem auf lange Sicht wird sich die Technologie in der öffentlichen Verwaltung durchsetzen. Die Projektidee zielt darauf ab, Mainzer Verwaltungsprozesse mit RPA zu vereinfachen. Denkbare Beispiele: Digitale Bearbeitung der Zweckentfremdungssatzung, Reisepass beantragen.